Vai trò đặc biệt của đơn vị quản lý văn phòng cho thuê

Vai trò đặc biệt của đơn vị quản lý văn phòng cho thuê

Đối với một công trình xây dựng bất kỳ, sau khi đơn vị thi công hoàn thiện công trình thì sẽ có một cá nhân hoặc một đơn vị tiếp quản công trình đó để khai thác, sử dụng. Đối với một tuyến được thì người quản lý thường là các hạt giao thông; với một công trình dân dụng là chủ nhà… Còn đối với một tòa nhà văn phòng cho thuê thì đơn vị chủ quản thường được gọi là đơn vị quản lý tòa nhà. Đơn vị này có thể là chủ đầu tư xây dựng tòa nhà, cũng có thể là đơn vị quản lý được chủ đầu tư thuê. Tuy nhiên, dù là thế nào đi chăng nữa thì đây cũng là một bộ máy có những vai trò, công năng nhất định. Vậy vai trò thực chất của những đơn vị quản lý tòa nhà này là gì?

Một vài khái niệm cần biết về những đơn vị quản lý tòa nhà.     

Như đã nói ở trên, sau khi tòa nhà được xây dựng xong, để tình trạng hoạt động của tòa nhà luôn trơn tru và hoàn hảo, ta cần một đơn vị quản lý mọi hoạt động của tòa nhà. Đơn vị này vừa là người chịu trách nhiệm về các hoạt động xảy ra trong tòa nhà, vừa là đơn vị có quyền quyết định những đối tượng hoặc những công việc nào có thể hoạt động trong tòa nhà. Từ đó, mọi yếu tố về an ninh, an toàn cũng như vệ sinh được đảm bảo tốt hơn.

Những hoạt động mà một đơn vị quản lý tòa nhà cần chú ý bao gồm: quản lý các dịch vụ hoạt động trong tòa nhà như vệ sinh, thợ sửa chữa điện nước, điện tử , nhân sự phục vụ hoạt động tòa nhà, lễ tân, các công tác bảo trì, bảo dưỡng, các hoạt động chăm sóc khách hàng… Nhờ ban quản lý tòa nhà, những hoạt động kể trên đều được điều hành hoạt động chính xác, từ đó, khách hàng là những doanh nghiệp, đơn vị trong tòa nhà có được sự phục vụ tốt nhất.

Ngoài ra, đối với khách hàng có nhu cầu, đơn vị quản lý tòa nhà cũng có thể cung cấp thêm những dịch vụ cần thiết để đảm bảo công việc của đối tác có thể hoạt động trôi chảy. Ban quản lý tòa nhà cũng là nơi tiếp nhận và giải quyết những ý kiến hay những khiếu nại của khách hàng về những vấn đề liên quan đến dịch vụ cũng như những hoạt động của tòa nhà gây ảnh hưởng đến khách hàng.

Nói không ngoa, nếu hai tòa nhà có vị trí tương đương nhau, diện tích sàn tương đương nhau thì giá trị của hai tòa nhà đó trong mắt khách hàng chính là giá trị của phong cách quản lý, các dịch vụ đi kèm được đưa ra từ ban quản lý tòa nhà. Tòa nhà nào có ban quản lý tốt hơn sẽ thu hút được nhiều khách hàng hơn. Đây chính là vai trò cực kỳ quan trọng của đơn vị quản lý đối với một toà nhà văn phòng.

Những công việc cụ thể của ban quản lý tòa nhà

Để hiểu rõ hơn về công năng cũng như nghĩa vụ của ban quản lý tòa nhà đối với khách hàng cũng như pháp luật, Global Office sẽ đi chi tiết từng công việc cụ thể của ban quản lý tòa nhà như sau:

Đại diện thương hiệu: Ban quản lý tòa nhà sẽ là đại diện cho tòa nhà khi ký kết các hợp đồng đối với khách hàng cũng như đối với các dịch vụ hoạt động trong tòa nhà. Điều này đồng nghĩa với việc ban quản lý tòa nhà sẽ là đơn vị chịu trách nhiệm chính đối với khách thuê văn phòng cũng như pháp luật nếu có vấn đề xảy ra.

Chịu trách nhiệm tài chính: Vì là đơn vị trực tiếp ký kết các hợp đồng, cũng như đề  ra mức giá thuê cho các khối văn phòng, do đó, ban quản lý tòa nhà là đơn vị phải chịu trách nhiệm trong việc thu chi phí thuê văn phòng cũng như chi trả những phí dịch vụ liên quan để toàn nhà có thể hoạt động một cách hoàn hảo.

Đề ra những điều luật của tòa nhà: Ban quản lý tòa nhà cũng là đơn vị đưa ra những điều luật buộc những đơn vị liên quan cũng như khách hàng phải cam kết thực hiện. Mỗi một tòa nhà có những luật khác nhau, vì thế, phong cách hoạt động cũng như giá thuê của các tòa nhà văn phòng cũng khác nhau. Ví dụ đơn giản nhất đó là có những văn phòng cho thuê mà ban quản lý tòa nhà miễn phí chi phí làm việc ngoài giờ nhưng những văn phòng khác lại không được như vậy. Do đó, những điều luật này bạn cần lưu ý rất nhiều trong hợp đồng để không phải chịu những chi phí ẩn đáng tiếc. 

Chịu trách nhiệm về những hoạt động trong tòa nhà: Dĩ nhiên, ban quản lý tòa nhà cần có những kiểm soát nhất định về những hoạt động của các đơn vị, cá nhân diễn ra trong tòa nhà. Những hoạt động này bao gồm cả những hoạt động của các đơn vị dịch vụ lẫn công việc của đối tác thuê văn phòng…

Vận hành những dịch vụ cần thiết: Những dịch vụ luôn luôn cần thiết cho một tòa nhà văn phòng bao gồm dịch vụ vệ sinh, dịch vụ bảo vệ, tiếp tân, bào hành bảo dưỡng … Và nhiệm vụ của ban quản lý là phải làm thế nào cho tất cả các dịch vụ này hoạt động trơn tru, hoàn hảo.

Tiếp nhận những ý kiến từ khách hàng: Ban quản lý tòa nhà có trách nhiệm phải tiếp nhận những thông tin của khách hàng và giải quyết nó trong tầm kiểm soát của mình. Trường hợp vấn đề quá lớn thì ban quản lý tòa nhà sẽ là đơn vị có trách nhiệm báo cáo những vấn đề đó với cơ quan quản lý pháp luật trong khu vực.

Đưa ra những chính sách chăm sóc khách hàng: Khách hàng là nguồn thu chính của mọi hình thức kinh doanh, do đó, để níu giữ được những khách hàng thân thiết, ban quản lý tòa nhà cũng cần đưa ra những chính sách hậu mãi cho những khách hàng lớn hoặc những đơn vị đã gắn bó lâu dài với tòa nhà.

----------

𝐆𝐋𝐎𝐁𝐀𝐋 𝐎𝐅𝐅𝐈𝐂𝐄 𝐅𝐎𝐑 𝐑𝐄𝐍𝐓

Add: A&B building, 76A Lê Lai, Bến Thành, District 1, Ho Chi Minh City.

Hotline: 0916 345 788 | (028) 382 741 66

Email: info@globaloffice.com.vn

Website: http://www.globaloffice.com.vn/