Những điều cần làm khi thuê văn phòng làm việc mới

Những điều cần làm khi thuê văn phòng làm việc mới

Đối với một doanh nghiệp, có rất nhiều yếu tố khiến đơn vị đó cần thuê một văn phòng mới. Có thể địa điểm cũ đã không còn phù hợp bởi diện tích nhỏ hẹp, hoặc xuống cấp ảnh hưởng tới công việc của nhân viên trong công ty. có thể công ty của bạn mở rộng kinh doanh và cần thuê một địa điểm ở một địa phương khác… Vậy khi muốn thuê một văn phòng mới, bạn – một người chủ doanh nghiệp hoặc người chịu trách nhiệm cho công việc này cần làm những việc gì?

Trong nội dung bài viết dưới đây, Global Office sẽ cung cấp cho các bạn những kinh nghiệm của thực tế của mình trong việc hỗ trợ khách hàng thuê văn phòng của chúng tôi.

Công tác chuẩn bị khi thuê văn phòng

Dù làm bất cứ việc gì đi chăng nữa, giai đoạn chuẩn bị chính là một giai đoạn rất quan trọng. Trong khoảng thời gian này, bạn cần vạch rõ các mục tiêu cũng như những yêu cầu cần có tại địa điểm thuê văn phòng mới. Nhờ những tiêu chí đó, bạn mới có thể lựa chọn được một văn phòng phù hợp nhất với đơn vị của mình. Những tiêu chí cần lưu ý bao gồm:

Các thông số cơ bản của văn phòng cho thuê:

Các thông số cơ bản của văn phòng chính là một trong những điều đầu tiên bạn cần quan tâm đến,bao gồm: diện tích khả dụng của văn phòng; Diện tích thuê là diện tích Net hay diện tích Gross; Giá tiền thuê văn phòng; Các hệ thống điện, thông gió, thang máy, thoát hiểm, phòng cháy chữa cháy; Thời gian thuê văn phòng (Thời gian sử dụng trong một ngày và thời gian hợp đồng); Phí ngoài giờ khi thuê văn phòng (nếu có), dịch vụ đi kèm (điện, nước, mạng…). 

Những thông số này bạn cần đến trực tiếp để xác nhận với bên cho thuê thay vì nói chuyện qua điện thoại. Bởi khi đến tận nơi bạn sẽ được đánh giá một cách chính xác nhất tất cả những thông số kể trên, từ đó bạn sẽ đưa ra được một quyết định hợp lý.

Địa điểm của văn phòng cho thuê:

Vấn đề cần quan tâm tiếp theo đó chính là địa điểm, bởi đây sẽ là nơi bạn sẽ gắn bó trong một thời gian dài. Nó cũng là nơi để bạn giao tiếp với đối tác, khách hàng. Do vậy, trong tiêu chí này bạn cần phải quan tâm đến những yếu tố:

Địa điểm thuê có thuận tiện giao thông không; Có gần đường lớn không; Có đông dân cư không; có địa điểm đỗ xe hay không…

Địa điểm thuê thuộc tòa nhà có thương hiệu không; Tòa nhà có đảm bảo an ninh không; Xung quanh tòa nhà có đảm bảo được những tiện ích cho nhân viên không…

Các yêu cầu phụ đi kèm khi thuê văn phòng: 

Những yêu cầu này tuy nói là phụ nhưng nó cũng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quyết định của bạn. Nó bao gồm: Văn phòng ở tầng bao nhiêu; phong thủy văn phòng thế nào; Văn phòng có bao nhiêu không gian để bố trí nơi làm việc…

Tất cả những yếu tố trên bạn đều có thể tự bố trí lại sau khi đã thuê địa điểm đó. Tuy nhiên, nếu lựa chọn thì bạn có thể tiết kiệm một lượng chi phí khá đáng kể cho đơn vị của mình.

Xác định các mốc thời gian quan trọng khi thuê văn phòng

Xác định rõ thời gian là một phương pháp giúp cho chúng ta luôn chủ động trong công việc. Bởi thuê văn phòng không phải tùy tiện lúc nào cũng có thể đi hay ở, vì thế, cần có một lịch trình rõ ràng. Các mốc thời gian cần lưu ý bao gồm: Thời gian sớm nhất/ muộn nhất khi chuyển từ địa điểm cũ sang địa điểm mới hoặc mở cửa văn phòng mới; Thời điểm làm các công tác trang trí, tu sửa văn phòng mới; Thời gian làm lễ nhập trạch, xông đất hay bắt đầu làm việc ở địa điểm mới….

Tạo lập danh sách các đơn vị cung cấp dịch vụ cũng như chi phí cần thiết cho văn phòng mới

Những đơn vị cung cấp dịch vụ bao gồm những đơn vị xây dựng, thiết kế kiến trúc, thiết kế nội thất, điện nước, các đơn vị vận chuyển… Đây sẽ là những đơn vị giúp bạn hoàn thành công việc thiết kế lại văn phòng một cách nhanh nhất và thuận tiện nhất.

Những chi phí cần thiết cho một văn phòng mới bao gồm:

  • Chi phí thiết kế, mua sắm trang thiết bị nội thất văn phòng (nếu là thuê văn phòng mới).
  • Chi phí mua trang thiết bị, máy móc bổ sung (nếu là chuyển văn phòng).
  • Chi phí thay đổi địa chỉ, địa điểm trên giấy tờ, quảng cáo…
  • Chi phí vận chuyển đồ đạc, hàng hóa, máy móc, điện thoại….
  • Chi phí thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu có).
  • Công tác thực hiện.

Sau khi hoàn thành công tác lên kế hoạch và chuẩn bị, công việc tiếp theo của các bạn đó là bắt đầu hoàn thiện các gạch đầu dòng trên bằng hành động, cụ thể:

  • Tìm kiếm, lựa chọn các văn phòng phù hợp với yêu cầu đã đề ra, sau đó so sánh ,loại trừ và lựa chọn địa điểm, đơn vị cung cấp văn phòng uy tín nhất.
  • Tiến hành đàm phán, ký kết hợp đồng với bên cho thuê. Trong hợp đồng cần chú ý đầy đủ đến các điều khoản, chương, mục sao cho hợp lý và hài hòa cả 2 bên.
  • Tiến hành thuê, thương thảo và ký kết hợp đồng với các nhà thầu thiết kế, thi công, nhà thầu vận tải, nhà thầu giám sát thi công… đã lựa chọn từ trước.
  • Nếu bạn là đơn vị chuyển văn phòng thì cần làm các thủ tục chấm dứt hợp đồng tại địa điểm cũ.
  • Thông báo cho khách hàng, các đơn vị đối tác về địa chỉ cũng như kế hoạch di chuyển của công ty mình.
  • Sửa đổi đăng ký kinh doanh (nếu có).
  • Trình phê duyệt vị trí sử dụng cho từng bộ phận, từng nhân viên.
  • Di chuyển sang văn phòng mới, hoàn trả mặt bằng văn phòng cũ cũng như hoàn thiện hợp đồng với các dịch vụ đã sử dụng.

Trên đây là những điều cần lưu ý và những việc cần làm khi bạn có ý định chuyển sang văn phòng mới. Hi vọng với nội dung bài viết, Global Office đã giúp bạn có một cái nhìn tổng quan cũng như những bước làm việc để thuê một văn phòng công ty phù hợp và suôn sẻ nhất.

----------

𝐆𝐋𝐎𝐁𝐀𝐋 𝐎𝐅𝐅𝐈𝐂𝐄 𝐅𝐎𝐑 𝐑𝐄𝐍𝐓

Add: A&B building, 76A Lê Lai, Bến Thành, District 1, Ho Chi Minh City.

Hotline: 0916 345 788 | (028) 382 741 66

Email: info@globaloffice.com.vn

Website: http://www.globaloffice.com.vn/