Giải pháp nào giúp tối ưu chi phí cho doanh nghiệp thời Covid- 19?

Giải pháp nào giúp tối ưu chi phí cho doanh nghiệp thời Covid- 19?

Trong giai đoạn đại dịch Covid-19 bùng phát, hậu quả của nó không những ảnh hưởng đến tính mạng con người mà còn ảnh hưởng đến sự sống còn của nhiều doanh nghiệp. Việc làm cần thiết và cấp bách của chủ doanh nghiệp là tối ưu chi phí. Vậy chủ doanh nghiệp nên làm gì giai đoạn này, hãy đọc bài viết dưới đây của Global Office để có câu trả lời.

1. Bình tĩnh đánh giá hiện trạng doanh nghiệp và tìm kiếm cơ hội.

Khi doanh nghiệp đứng trước bờ vực, chủ doanh nghiệp phải bình tĩnh tìm ra hướng giải quyết và tìm kiếm cơ hội từ những khó khăn đó. Doanh nghiệp cần theo dõi, rà soát lại quy trình làm việc của từng phòng ban. Điều chỉnh ngay những bất cập trong bộ máy làm việc, sửa đổi quy trình làm việc không hiệu quả, gây thất thoát lớn cho doanh nghiệp trong thời gian dài trước đó.

Một số doanh nghiệp đã kịp thích ứng và có bước thay đổi phù hợp với tình hình hiện tại, tìm ra giải pháp khắc phục và linh hoạt thay đổi theo nhu cầu thị trường như:

- Tập trung vào ngành nghề kinh doanh cốt lõi.

- Đẩy mạnh Digital marketing và quảng cáo trực tuyến.

- Tìm kiếm thị trường mới.

- Tìm nguyên liệu mới thay thế với chi phí phù hợp nhưng vẫn đảm bảo chất lượng cam kết.

- Chuyển sang phương thức bán hàng online thay vì bán hàng truyền thống.

2. Thay đổi ý thức của nhân sự.

Hàng loạt doanh nghiệp vừa và nhỏ rơi vào cảnh “sức cùng lực kiệt ” vì phải đối phó với những ảnh hưởng nặng nề và kéo dài. Thị trường, khách hàng đang dần bị thu hẹp, hoạt động sản xuất, kinh doanh trì trệ. Đó là lý do vì sao các doanh nghiệp phải đau đớn tính đến giải pháp sa thải nhân sự để cắt giảm chi phí.

Tuy nhiên việc này dẫn đến bài toán khó khác là chảy máu chất xám đối với các doanh nghiệp có nguồn lực nhân sự chất lượng. Vì thế, không nên cắt giảm nhân sự ngay mà nên tìm cách phát huy tối đa tiềm năng của các nhân sự sẵn có bằng cách thay đổi ý thức ( thái độ, mức độ tuân thủ kỷ luật, tính chuyên nghiệp và khả năng phối hợp) hoặc điều chuyển bộ phận bị cắt giảm sang bộ phận kinh doanh. Đồng thời, cắt giảm chi phí, thu hẹp quỹ lương, kêu gọi sự chia sẻ của mọi người. Trong trường hợp buộc phải cắt giảm thì công ty phải có lộ trình cắt giảm cũng như nghiên cứu kỹ lưỡng về xu hướng thị trường để tính toán số lượng cắt giảm.

Ngoài ra, công ty phải chủ động phòng ngừa dịch bệnh cho nhân viên bằng cách trang bị đầy đủ các biện pháp bảo hộ như khẩu trang, nước rửa tay, dung dịch sát khuẩn, vệ sinh văn phòng. Bởi vì nếu có nhân viên nhiễm bệnh, toàn bộ công ty phải cách ly. Điều này sẽ làm phá sản mọi kế hoạch "đối phó Covid-19" của doanh nghiệp.

3. Tối ưu hóa chi phí quản lý, chi phí đầu tư.

Tính toán, sử dụng chi phí hợp lý là bài toán quan trọng của các doanh nghiệp. Tránh lãng phí vào những hạng mục đầu tư chưa cần thiết hoặc cắt giảm bớt những chi phí phát sinh của doanh nghiệp như kiểm soát lại các khoản vay, du lịch, hỗ trợ, cơ cấu lại các khoản đầu tư... Điều này có thể giúp các doanh nghiệp định hướng lại mục tiêu phát triển và giúp các doanh nghiệp có tài chính để phục hồi khi dịch Covid-19 kết thúc.

4. Chuyển đổi năng lực tổ chức điều hành.

Doanh nghiệp cần xem xét và phân tích lại hệ thống quy trình điều hành cùng mô hình kinh doanh. Cải tiến và ứng dụng công nghệ vào tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh để giảm thiểu phụ thuộc vào nhân sự, chi phí vận hành, tiết kiệm tối đa thời gian và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Phải làm thật nhanh nhưng cần cẩn thận, chắc chắn vì phạm vi mức độ ảnh hưởng sẽ cao hơn rất nhiều và chi phí đầu tư cũng sẽ tương đối đáng kể.

5. Giảm chi phí văn phòng, tối ưu hóa thủ tục hành chính.

Các chi phí mua máy in, mực in, giấy, vật tư, gửi thư và bưu chính... có vẻ như là vụn vặt, không đáng kể nhưng trên thực tế khi thống kê nó lại tốn một khoản chi phí khá lớn. Doanh nghiệp có thể áp dụng hai giải pháp: 

- Quán triệt nhân viên chỉ in ấn tài liệu khi cần thiết, tối ưu hóa thủ tục hành chính và sử dụng dịch vụ thuê máy in. Việc mua sắm thiết bị văn phòng lúc này là điều không cần thiết, làm tốn kém một khoảng đầu có thể dùng để giải quyết các vấn đề khác cấp bách hơn.

- Một giải pháp tối ưu và đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng chính là thu nhỏ diện tích văn phòng. Để tiết kiệm chi phí, một số doanh nghiệp sẽ cắt giảm nhân sự hoặc chia nhỏ nhân sự làm việc tại nhà, làm việc theo ca. Chính vì thế, việc giữ một diện tích văn phòng lớn là việc làm tốn nhiều chi phí lúc này. Giải pháp chính là rút nhỏ diện tích văn phòng, tìm thuê văn phòng làm việc mới với diện tích sử dụng phù hợp.

6. Cắt giảm chi phí bằng cách thu hẹp văn phòng.

Một trong những giải pháp giảm chi phí tối ưu phải kể đến đó là thu hẹp diện tích văn phòng hoặc tìm thuê văn phòng mới có diện tích vừa đủ để sử dụng. Để cắt giảm chi phí bằng cách thu hẹp mặt bằng, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu như: vị trí văn phòng, thời gian thuê, số lượng nhân viên làm việc trong văn phòng. Và quan trọng hơn hết trong thời điểm này là giá thuê văn phòng mà doanh nghiệp có khả năng chi trả. Trên thị trường hiện nay có nhiều loại hình văn phòng để doanh nghiệp lựa chọn như: loại hình văn phòng trọn gói có sẵn nội thất ( được setup bàn ghế, các trang thiết bị văn phòng), thuê văn phòng làm việc ngắn hạn, co-working space ( chỗ ngồi làm việc linh hoạt), văn phòng ảo... 

Ngoài ra, để tiếp kiệm thời gian tìm kiếm và có được lựa chọn văn phòng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp trong thời Covid-19, doanh nghiệp có thể liên hệ với các đơn vị chuyên cho thuê văn phòng uy tín tại Tp. HCM như Global Office.

Đặc biệt cắt giảm chi phí bằng cách lựa chọn văn phòng phù hợp là cách tối ưu nhất mà nhiều doanh nghiệp hiện nay đang lựa chọn.

Global Office có giải pháp văn phòng tốt nhất dành cho bạn với ưu đãi lên đến 40% trong tháng 9. Liên hệ để được tư vấn ngay!

----------
𝐆𝐋𝐎𝐁𝐀𝐋 𝐎𝐅𝐅𝐈𝐂𝐄 𝐅𝐎𝐑 𝐑𝐄𝐍𝐓
Add: A&B building, 76A Lê Lai, Bến Thành, District 1, Ho Chi Minh City.
Hotline: 0916 345 788 | (028) 382 741 66
Email: info@globaloffice.com.vn
Website: http://www.globaloffice.com.vn/